Datenschutzhinweis für das Bewerbungsportal studyabroad.worldofstudents.org

Stand: Oktober 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und sonstiger Datenschutzvorschriften ist:

Emerald Global Education GmbH
Hügelstraße 41
64283 Darmstadt
Telefon: +49 (0) 6151 6274 8213
E-Mail: info@worldofstudents.org
Vertreten durch die Geschäftsführerin Sabine Sachs

2. Datenschutzbeauftragter

Wir haben derzeit keinen Datenschutzbeauftragten benannt, da hierzu keine gesetzliche Verpflichtung besteht. Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter den oben genannten Kontaktdaten.

3. Worum es in diesem Hinweis geht

Dieser Hinweis gilt für das Bewerbungsportal, über das Sie Ihre Bewerbung für ein Studium im Ausland begleiten, Unterlagen hochladen und den Stand Ihrer Bewerbung verfolgen, sowie für die begleitende Kommunikation mit uns über WhatsApp. Für die Hauptwebseite www.worldofstudents.org gilt ein gesonderter Datenschutzhinweis.

Das Portal richtet sich ausschließlich an volljährige Personen (ab 18 Jahren).

Rechtsgrundlagen im Überblick

4. Registrierung und Nutzerkonto

Zur Nutzung des Portals legen wir für Sie ein Nutzerkonto an. Dabei verarbeiten wir folgende Daten, soweit Sie diese angeben:

• Name und Vorname, Login-E-Mail-Adresse, ggf. alternative E-Mail-Adresse, Telefonnummer (mobil und privat)
• Bildungsstand, aktuelles Studienprogramm, bisherige Bildungseinrichtung, Abschluss, Note, letztes Schuljahr
• frühester Studienbeginn, bevorzugte Sprache
• Angabe, ob Sie Auslands-BAföG beantragen möchten
• optional: wie Sie auf uns aufmerksam geworden sind
• bei Absendung: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit

Pflichtangaben sind im Formular gekennzeichnet. Ohne diese Angaben können wir Ihr Konto nicht einrichten und Ihre Bewerbung nicht betreuen.

Übernahme Ihrer Beratungsdaten: Wurden Sie vor der Registrierung bereits von uns beraten (siehe Datenschutzhinweis auf www.worldofstudents.org), übernehmen wir die vorhandenen Beratungsdaten, etwa Name, Kontaktdaten und Studienwunsch, in Ihr Konto. Ab der Freischaltung des Portals gilt für Ihre Bewerbung dieser Datenschutzhinweis (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Eine erneute Einwilligung ist dafür nicht erforderlich. Bereits erteilte Einwilligungen, zum Beispiel für den Newsletter, bleiben unverändert und gelten nur für ihren jeweiligen Zweck. Die Frist für Interessenten endet mit der Freischaltung, ab dann gelten die Fristen in Ziffer 14.

5. Bewerbungsabwicklung und hochgeladene Unterlagen

Im Rahmen der Bewerbung laden Sie Unterlagen in das Portal hoch bzw. übermitteln sie uns. Je nach Hochschule und Programm können das folgende Unterlagen sein:

• Zeugnisse, Lebenslauf, Motivationsschreiben, Sprachnachweise
• Ausweis-, Pass- und Visumsunterlagen
• Finanzierungs- und Finanznachweise (z. B. Kontoauszüge, Bescheide)

Wir verarbeiten diese Daten, um Ihre Bewerbung vorzubereiten, zu prüfen und bei den von Ihnen gewählten Hochschulen einzureichen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Bitte laden Sie nur Unterlagen hoch, die für Ihre Bewerbung erforderlich sind. Bitte laden Sie keine Gesundheitsdaten (z. B. Atteste oder Diagnosen) hoch, da wir diese für die Bewerbung nicht benötigen.

6. Weitergabe an Hochschulen und Übermittlung in Drittländer

Zur Durchführung Ihrer Bewerbung reichen wir Ihre Unterlagen bei den von Ihnen ausgewählten Hochschulen ein, entweder durch Hochladen in deren Bewerbungssystem oder per E-Mail. Die jeweilige Hochschule ist nach Erhalt der Daten eigene Verantwortliche. Sie können Ihre Rechte dann ihr gegenüber geltend machen. Wie eine Hochschule Ihre Daten verarbeitet, entnehmen Sie deren Datenschutzhinweisen.

Viele Hochschulen befinden sich außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums, zum Beispiel in den USA, Kanada, Australien oder Asien. In vielen dieser Länder besteht kein mit der EU vergleichbares Datenschutzniveau und kein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Betroffene Personen können dort ggf. ihre Rechte schwerer durchsetzen, und Behörden können unter Umständen Zugriff auf die Daten erhalten.

Wir übermitteln Ihre Daten in diese Länder nur, soweit Sie die Bewerbung bei der jeweiligen Hochschule wünschen. Die Übermittlung stützen wir auf Art. 49 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erforderlichkeit zur Erfüllung des Vertrags mit Ihnen bzw. zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihren Antrag) und, soweit Sie ausdrücklich zugestimmt haben, auf Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO. Auf die genannten Risiken weisen wir Sie hiermit ausdrücklich hin. Sie können die Bewerbung bei einer Hochschule jederzeit abbrechen. Dann übermitteln wir keine weiteren Daten.

7. Dienstleister (Auftragsverarbeiter)

Wir setzen folgende Dienstleister ein, mit denen jeweils ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) besteht:

• Hosting des Portals (Webserver): Das Portal wird bei der IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, gehostet.
• Kundendatenbank (vtiger CRM): Die Daten in unserem CRM werden auf einem Server in einem Rechenzentrum der Hetzner Online GmbH in Deutschland gespeichert. Betrieben wird dieser Server für uns von unserem externen IT-Dienstleister Zanke technical solutions, Im Gewerbegebiet 4, 55120 Mainz.
• Speicherort Ihrer Eingaben: Formulareingaben werden auf dem Webserver bei IONOS nur vorübergehend gehalten und dort generell nach 14 Tagen gelöscht. Dauerhaft speichern wir Ihre Daten in unserem CRM bei Hetzner.
• E-Mail und Büro-Software (Microsoft 365, einschließlich Teams): E-Mails, Dokumente und die interne Bearbeitung von Nachrichten werden bei der Microsoft Ireland Operations Limited in Rechenzentren in der EU gespeichert.
• Newsletter-Versand: iS-Fun Internet Services GmbH, Badhausweg 8, 76307 Karlsbad, über deren SMTP-Server in Deutschland.
• KI-Dienste: siehe Ziffer 8.
• WhatsApp: WhatsApp Ireland Limited bzw. Meta Platforms Ireland Limited, Irland (siehe Ziffer 9).
• Google reCAPTCHA: siehe Ziffer 11.

8. Einsatz von künstlicher Intelligenz

Wir setzen KI-Dienste ein, um unsere Beratung und Bewerbungsbetreuung effizienter zu gestalten. Konkret nutzen wir KI für:

1. Unterstützung bei der Bearbeitung von Unterlagen, zum Beispiel Auslesen, Übersetzen und Zusammenfassen von Dokumenten und Texten.
2. Chatbot (Website bzw. Portal und WhatsApp, siehe Ziffer 9), der Fragen zu Hochschulen, Fristen und Abläufen beantwortet. Sie erkennen im Chat, dass Sie mit einer KI schreiben.
3. Interne Textarbeit, etwa Entwürfe und Zusammenfassungen durch unsere Mitarbeitenden.

Eingesetzte Dienste: Claude von Anthropic, OpenAI-Dienste bzw. Azure OpenAI von Microsoft sowie Microsoft Copilot.

Keine automatisierten Entscheidungen: Die KI dient ausschließlich der Unterstützung. Entscheidungen über Ihre Bewerbung oder Rechtsfolgen für Sie trifft stets ein Mensch. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Rechtsgrundlage: Soweit die Verarbeitung durch KI zur Durchführung Ihrer Bewerbung erforderlich ist, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, im Übrigen unser berechtigtes Interesse an einer effizienten, schnellen Beratung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Dem Letzteren können Sie jederzeit widersprechen (siehe Ziffer 15).

Drittlandübermittlung: Die genannten Anbieter können Daten auch in den USA verarbeiten. Die Übermittlung sichern wir durch Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 DSGVO) und/oder die Zertifizierung des Anbieters nach dem EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO) ab.

Training: Wir nutzen ausschließlich Business-Tarife der Anbieter, in denen die Verwendung Ihrer Daten zum Training der KI-Modelle vertraglich ausgeschlossen ist.

Chatbot: Bitte geben Sie im Chat keine Ausweisnummern, Gesundheits- oder Finanzdaten ein. Die Chatverläufe des Web-Chatbots speichern wir zur Beantwortung Ihrer Anfrage und zur Qualitätssicherung für 14 Tage. Für WhatsApp-Konversationen gilt Ziffer 9.

9. Kommunikation über WhatsApp

Während Ihrer Bewerbung können Sie mit uns über WhatsApp kommunizieren, und wir können Ihnen darüber Nachrichten senden. Die Nutzung ist freiwillig. Sie können uns jederzeit auch per E-Mail, Telefon oder über das Portal erreichen.

Anbieter: Wir nutzen die WhatsApp Business Platform (Cloud API) der WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, Irland, bzw. der Meta Platforms Ireland Limited, Irland. Meta verarbeitet die Nachrichten für die Zustellung in unserem Auftrag. Darüber hinaus verarbeitet WhatsApp bestimmte Daten (z. B. Telefonnummer, Nutzungs- und Geräteinformationen) in eigener Verantwortung nach der Datenschutzrichtlinie von WhatsApp.

Daten: Ihre Telefonnummer, Ihr WhatsApp-Profilname, der Inhalt Ihrer Nachrichten (Text, Sprachnachrichten, Bilder, Dokumente), Zeitpunkt und Zustellstatus der Nachrichten sowie technische Metadaten.

Wofür wir WhatsApp nutzen:

1. KI-Bot: Fragen zu Hochschulen, Fristen und Abläufen beantwortet zunächst ein KI-Bot. Sie erkennen im Chat, dass Sie mit einer KI schreiben. Eingesetzt wird Claude von Anthropic (Einzelheiten zu Drittlandübermittlung und Training siehe Ziffer 8). Der Bot trifft keine Entscheidungen über Ihre Bewerbung.
2. Übergabe an unsere Mitarbeitenden: Wenn der Bot nicht weiterhelfen kann oder Sie es wünschen, übernimmt ein Mitarbeitender das Gespräch. Die interne Bearbeitung erfolgt über Microsoft Teams (Microsoft Ireland Operations Limited, Rechenzentren in der EU).
3. Dokumentation in unserem CRM: Wir speichern die Konversation in unserem CRM-System (vtiger, siehe Ziffer 7) und ordnen sie anhand Ihrer Telefonnummer Ihrem Datensatz zu, damit unsere Mitarbeitenden den bisherigen Verlauf kennen.
4. Nachrichten von uns an Sie: Wir schreiben Ihnen über WhatsApp, wenn dies für Ihre Bewerbung erforderlich ist, zum Beispiel bei Statusänderungen, fehlenden Unterlagen, bevorstehenden Fristen oder Terminen.
5. Werbung und Newsletter über WhatsApp: Diese senden wir Ihnen nur, wenn Sie dazu gesondert und ausdrücklich eingewilligt haben. Die Einwilligung ist nicht Voraussetzung für die Betreuung Ihrer Bewerbung. Wir speichern sie samt Zeitpunkt als Nachweis. Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, zum Beispiel durch Antwort auf eine Nachricht mit „STOP“ oder per Nachricht an uns. Eine Einwilligung in den E-Mail-Newsletter (Ziffer 13) gilt nicht für WhatsApp.

Rechtsgrundlage: Für die Punkte 1 bis 4 Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, im Übrigen unser berechtigtes Interesse an einer schnellen und effizienten Betreuung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), dem Sie widersprechen können (siehe Ziffer 15). Für Punkt 5 Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 7 Abs. 2 Nr. 3 UWG).

Drittlandübermittlung: Meta kann Daten auch in den USA verarbeiten. Die Übermittlung stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln.

Bitte beachten Sie: Senden Sie Ausweis-, Pass-, Visums- und Finanzunterlagen nicht per WhatsApp, sondern laden Sie sie im Portal hoch. Für die Zustellung und Bearbeitung der Nachrichten (u. a. durch den KI-Bot) werden diese bei der Nutzung der Cloud API entschlüsselt. Eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bis in unsere Systeme besteht deshalb nicht.

Speicherdauer: Wir speichern die WhatsApp-Konversationen in unserem CRM wie Ihre übrigen Kundendaten (siehe Ziffer 14).

10. Server-Logfiles

Bei jedem Aufruf des Portals werden auf dem Webserver unseres Hosting-Anbieters IONOS technische Daten in Logfiles gespeichert: Browsertyp und -version, Betriebssystem, Referrer-URL, aufgerufene Seiten, Datum und Uhrzeit, IP-Adresse und Internetanbieter. Wir nutzen sie zur korrekten Auslieferung, für die Sicherheit und zur Abwehr von Angriffen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Logfiles werden nach spätestens sieben Tagen gelöscht oder anonymisiert, soweit sie nicht zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls länger benötigt werden. Ein Widerspruch ist nicht möglich, da die Daten für den Betrieb zwingend erforderlich sind.

11. Cookies, Analyse und eingebundene Dienste

Technisch notwendige Cookies: Das Portal verwendet Cookies für Anmeldung und Sprachauswahl. Sie sind für den Betrieb erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Einwilligungsverwaltung: Alle anderen Cookies setzen wir erst nach Ihrer Einwilligung ein (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können Ihre Auswahl jederzeit über „Privatsphäre-Einstellungen ändern“, „Einwilligungen widerrufen“ und „Historie der Privatsphäre-Einstellungen“ ändern.

Google reCAPTCHA: Zum Schutz von Formularen und dem Login vor automatisierten Zugriffen nutzen wir reCAPTCHA der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland (Muttergesellschaft Google LLC, USA). Dabei werden unter anderem Ihre IP-Adresse und Angaben zu Ihrem Browser übertragen und ggf. in die USA übermittelt. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG) bzw., soweit die Nutzung für die Sicherheit technisch notwendig ist, unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Übermittlung in die USA stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework.

Lokal eingebundene Ressourcen: Schriftarten, Icons und Skript-Bibliotheken laden wir von unserem eigenen Server. Dabei werden keine Daten an Drittanbieter übertragen.

12. Kontaktaufnahme per E-Mail, Telefon und Formular

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder Formular kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO). E-Mails werden über Microsoft 365 in EU-Rechenzentren verarbeitet (siehe Ziffer 7). Wir löschen die Daten, sobald die Konversation beendet und der Sachverhalt abschließend geklärt ist, soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht.

13. Newsletter

Wenn Sie sich zum Newsletter anmelden, verwenden wir Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse im Double-Opt-in-Verfahren und speichern Datum, Uhrzeit und IP-Adresse der Anmeldung als Nachweis. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können sie jederzeit über den Abmeldelink in jedem Newsletter widerrufen. Der Versand erfolgt über den SMTP-Dienst der iS-Fun Internet Services GmbH, Karlsbad (Server in Deutschland), die in unserem Auftrag handelt (Ziffer 7).

14. Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten, solange dies für die Bewerbungsbetreuung erforderlich ist, und anschließend bis zum Ablauf der regelmäßigen Verjährungsfrist, also bis zum Ende des Jahres, das auf den Abschluss der Betreuung folgt, plus drei Jahre (§§ 195, 199 BGB), damit wir mögliche Ansprüche abwehren oder geltend machen können. Danach löschen wir die Daten. Das gilt auch für Ihre WhatsApp-Konversationen im CRM. Eine Einwilligung in WhatsApp-Werbung gilt bis zum Widerruf, der Nachweis wird anschließend bis zum Ablauf der Verjährungsfrist aufbewahrt.

Rechnungs- und Buchungsunterlagen bewahren wir gesetzlich vor: sechs bzw. zehn Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO). Bis dahin ist die Verarbeitung auf diesen Zweck beschränkt.

15. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO), auch über Empfänger, Drittlandübermittlungen und die eingesetzten KI-Dienste
• Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20)
• Widerspruch (Art. 21): Sie können jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, der Verarbeitung widersprechen, die wir auf berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) stützen. Gegen Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Begründung widersprechen.
• Widerruf von Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3) jederzeit mit Wirkung für die Zukunft. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77): Zuständig für uns ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden. Sie können sich auch an die Behörde Ihres Aufenthaltsortes wenden.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an die in Ziffer 1 genannte Adresse.

16. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die Angabe der als Pflichtfelder gekennzeichneten Daten ist für Vertragsschluss und Durchführung der Bewerbungsbetreuung erforderlich. Ohne sie können wir Ihr Konto nicht einrichten und Ihre Bewerbung nicht betreuen. Weitere Angaben und Unterlagen sind freiwillig, können aber für die Bewerbung bei einer Hochschule notwendig sein.

17. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten zu schützen, unter anderem verschlüsselte Übertragung (TLS), Zugriffsbeschränkungen und Berechtigungskonzepte sowie regelmäßige Sicherungen. Ein absoluter Schutz bei der Datenübertragung im Internet kann dennoch nicht garantiert werden.

18. Änderungen dieses Hinweises

Wir passen diesen Hinweis an, wenn sich unsere Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Wesentliche Änderungen, insbesondere neue Empfänger oder neue Zwecke, teilen wir bereits registrierten Nutzern vorab aktiv mit.

Stand: Oktober 2026